Guia de uso

01Primeiros passos

Recomendamos seguir esta ordem na configuração de uma loja nova:

1. Cadastre os produtos. Na aba Estoque, cadastre item por item ou importe uma planilha do Excel.
2. Abra o caixa. Na aba Caixa, informe o valor inicial em dinheiro antes da primeira venda do dia.
3. Registre a primeira venda. Na aba PDV / Venda, selecione os produtos, a forma de pagamento e finalize.
4. Cadastre a equipe. Em Perfis da equipe, crie um acesso para cada funcionário, com senha própria.
5. Defina a senha da loja. Em Meu perfil, crie a senha usada para liberar o computador do balcão.

Em salão de beleza, clínica de estética, estúdio de cílios e sobrancelhas, manicure e barbearia, o começo é pela agenda:

1. Cadastre os serviços. Na aba Serviços, marque os serviços comuns do seu tipo de negócio e informe o preço de cada um.
2. Cadastre a equipe. Em Perfis da equipe, crie o acesso de cada profissional e marque quem atende na agenda.
3. Marque o primeiro horário. Na aba Agenda, toque num horário livre, escolha a cliente e os serviços.
4. Abra o caixa. Na aba Caixa, informe o valor inicial em dinheiro antes do primeiro atendimento do dia.
5. Atenda e cobre. No horário marcado, toque em "Atender e cobrar": os serviços vão para o caixa com a profissional certa.

O cartão Primeiros passos, na tela Início, mostra o andamento e leva direto a cada tela.

02Agenda e serviços

Para quem atende com hora marcada. Os tipos de negócio da área de beleza já começam com a agenda ligada; nos demais, ela é ligada em Configurações > Recursos > Agenda e serviços, onde também se define o horário de funcionamento.

• Serviços: cada serviço tem duração (reserva o tempo na agenda), preço, custo de material (entra no lucro), comissão própria opcional e retorno sugerido em dias. Serviço não tem estoque.
• Profissionais: em Perfis da equipe, marque "Atende na agenda" para cada pessoa que faz atendimentos. Cada uma vira uma coluna na agenda.
• Marcar: na aba Agenda, toque num horário livre, escolha a cliente (ou cadastre uma nova com o celular) e os serviços. Se a profissional já estiver ocupada, o sistema avisa antes de salvar.
• Confirmar: o botão "Confirmar pelo WhatsApp" abre a conversa com a mensagem pronta. Depois da resposta, toque em "Marcar como confirmado".
• Atender e cobrar: leva os serviços para o caixa com a profissional certa. Ao finalizar, o horário fica como atendido. O valor pode ser ajustado no caixa (serviços com preço "a partir de").
• Bloquear horário: almoço, folga ou curso ficam marcados na coluna da profissional.
• Clientes para chamar: na aba Clientes, aparecem as clientes cujo retorno do serviço está vencendo e que ainda não têm horário marcado, com a mensagem do WhatsApp pronta.
• Comissão: no Relatório, cada serviço conta para quem atendeu, com o percentual do serviço ou, se ele não tiver, o da profissional. Produto continua contando para o vendedor responsável.

A nota fiscal do sistema (NFC-e) é só para produtos. Serviço usa nota de serviço municipal (NFS-e), que ainda não é emitida pelo sistema.

03Acesso ao sistema

• O acesso é feito em /entrar, com o usuário ou o e-mail e a senha. Funciona no computador, no tablet e no celular, sem instalação.
• Com a senha da loja definida (em Meu perfil), ela libera o aparelho do balcão. Em seguida, cada pessoa seleciona o próprio perfil em "Quem está no balcão" e confirma a senha pessoal. Assim, cada venda fica registrada em nome de quem a realizou.
• Use Trocar usuário na troca de turno e Sair para bloquear o aparelho ao fim do expediente.
• Verificação em duas etapas (recomendada): em Configurações > Segurança, o dono cadastra a loja no aplicativo Google Authenticator. A partir daí, entrar por um aparelho novo pede também o código de 6 dígitos do celular do dono; o aparelho autorizado fica salvo por 90 dias. Na mesma tela é possível ver e desconectar os aparelhos autorizados, por exemplo quando um funcionário deixa a loja. Se o dono perder o celular, a equipe da Kosmo zera a verificação mediante solicitação.
• Se um funcionário esquecer a senha, o dono gera uma senha provisória em Perfis da equipe. Se o dono esquecer a própria senha, deve entrar em contato com a Kosmo.

04Vendas no PDV

• Na aba PDV / Venda, adicione os produtos tocando no item, digitando o código ou usando o leitor de código de barras.
• Informe o vendedor, o desconto (em valor ou percentual) e a forma de pagamento, e finalize a venda.
• Na venda a prazo, é obrigatório selecionar o cliente e definir o número de parcelas. O sistema respeita o limite de crédito cadastrado para o cliente.
• Para trocas, selecione o modo Devolução (troca): o item devolvido volta ao estoque e o valor é descontado da nova venda.
• Após a venda, o comprovante pode ser impresso. Vendas podem ser canceladas pelo dono na aba Vendas.

05Caixa

• Antes da primeira venda do dia, abra o caixa na aba Caixa informando o valor inicial em dinheiro.
• Registre sangrias (retiradas) e suprimentos (reforços) durante o turno para que o saldo esperado esteja correto.
• No fechamento, informe o valor contado. O sistema compara com o valor esperado e registra a diferença no histórico de caixas.

06Estoque

• Na aba Estoque, cadastre os produtos com preço de venda, custo, quantidade e estoque mínimo. Os campos de tamanho, cor, unidade e validade se adaptam ao tipo de loja.
• Para cadastrar muitos itens de uma vez, use Importar planilha (Excel ou CSV): o sistema apresenta uma prévia antes de confirmar. O estoque também pode ser exportado em planilha.
• Reposições de mercadoria são registradas na aba Entrada de item, que mantém o histórico de cada produto.
• A tela Início avisa sobre produtos abaixo do estoque mínimo e, quando aplicável, próximos do vencimento.

07Clientes e vendas a prazo

• Na aba Clientes, cadastre nome, telefone, data de nascimento e limite de crédito.
• Cada venda a prazo gera parcelas com vencimento. Ao receber uma parcela, use Marcar como paga na ficha do cliente; o valor entra no caixa aberto.
• A tela Início e o Resumo do mês destacam as parcelas vencidas e os valores em aberto por cliente.

08Equipe e permissões

• Em Perfis da equipe, o dono cria um acesso para cada funcionário, define o percentual de comissão e pode desativar quem não deve mais acessar o sistema.
• Funcionários registram vendas, trocas e o caixa. Custos, margens, lucro, relatórios e configurações ficam restritos ao dono.
• A aba Auditoria registra as ações realizadas no sistema, com data e responsável.

09Relatórios e financeiro

• O Resumo do mês apresenta faturamento, lucro, formas de pagamento e produtos mais vendidos.
• A aba Relatório agrupa as vendas por mês e permite exportar os dados em planilha.
• A aba Financeiro controla contas a pagar e a receber da loja.

10Nota fiscal (NFC-e)

A emissão de NFC-e faz parte do plano com nota fiscal, com valor sob consulta junto à Kosmo. Depois de contratada, é ativada pelo dono em Configurações > Nota fiscal, após o preenchimento dos dados fiscais da empresa e do NCM dos produtos. Recomenda-se conferir as informações fiscais com o contador da loja antes de ativar.

11Assinatura e pagamento

• A contratação on-line inclui 14 dias de teste gratuito. Em seguida, a mensalidade é de R$ 59,90 nos 6 primeiros meses e, depois, o valor de tabela vigente, com vencimento mensal na mesma data.
• A fatura é enviada por e-mail e também pode ser paga em Configurações > Assinatura, por Pix, boleto ou cartão de crédito. O pagamento é reconhecido automaticamente, sem envio de comprovante.
• Após o vencimento há 5 dias de carência. Sem pagamento, o acesso é suspenso, mas os dados são preservados. Ao pagar a fatura em aberto, o acesso é liberado automaticamente.
• O cancelamento pode ser feito a qualquer momento em Configurações > Assinatura, sem multa. O acesso segue até o fim do período pago.

Suporte

Dúvidas e suporte: contatokosmoweb@gmail.com.